Centraliser l’intelligence… Partager les connaissances… Faire circuler les idées… Tirer profit des expériences de chacun afin de ne pas répéter les mêmes erreurs… Cela fait des années que l’on nous rabâche la même rangaine sur les énormes gains de productivité censés découler d’une collaboration plus large au sein de l’entreprise. Sur le fond, rien à redire. La Direction de la Communication d'un de nos clients était même la première à reconnaître que ses communicants régionaux, dispersés aux quatre coins du globe, étaient bien trop isolés les uns des autres pour travailler efficacement. Chaque année, les communicants d’un pays se retrouvaient face à eux-mêmes pour rédiger leur plan de communication sans jamais pouvoir puiser dans l’expérience collective du Groupe. Sans compter que les différents rédacteurs d’un plan devaient sagement faire la queue pour pouvoir apporter chacun à leur tour leur contribution au document MS Word final.

Alors collaborer davantage et mieux, oui ! Mais comment ? Les outils de partage de fichier de type Groupware ? Trop basiques pour permettre une collaboration efficace pour une centaine de salariés travaillant sur des documents longs et complexes. Un wiki ? Concevable, mais il faut alors dire adieu aux vraies fonctions collaboratives que sont l’affectation des tâches, les commentaires et la gestion des droits utilisateur. Des solutions plus avant-gardistes telles que Google Docs ? On s’approche alors de quelque chose de séduisant, mais il est toujours difficile d’envisager de publier des documents sensibles sur les serveurs d’une entreprise tierce ?

Non, pour permettre aux communicants de collaborer et de mieux exercer leur métier, il fallait imaginer quelque chose de nouveau. Quelque chose qui puisse combiner la force d’un traitement de texte bureautique avec la flexibilité d’une application web intégrant les grands principes du collaboratif. Quelque chose qui puisse intégrer la logique métier du Groupe. Quelque chose qui puisse suggérer au communicant en charge du Maroc les actions de sponsoring testées par d’autres pays émergents avec des besoins énergétiques similaires. Quelque chose qui permette enfin à chacun de commenter son expérience en dehors du plan de communication officiel et qui permette aux autres d’échanger avec lui sur ce sujet. Scribe était né…

Créer un bel outil n’est que le commencement

Sur le papier, le nouvel outil développé par Direct Interactive promettait de révolutionner la façon de travailler des communicants. Après environ deux mois de développement, nous mettions en ligne un Word en ligne collaboratif qui intégrait une bonne partie de la logique métier propre à la fonction communication du Groupe. Seulement voilà : développer un bel outil, c’est très bien. Faire en sorte que les gens l’utilisent, c’est tout de même mieux. Et pour cela, il n’y a pas de secret : le web ne suffit plus. Il faut aller sur le terrain et expliquer le pourquoi du comment. Il faut faire montre de patience et de pédagogie. Il faut identifier des champions qui seront suffisamment enthousiastes pour essuyer les plâtres, lancer la machine et répandre la bonne parole. Et surtout, une fois que la mayonnaise commence à prendre, il faut ANIMER son réseau afin de s’assurer que les premières participations ne seront pas un épiphénomène qui s’estompera dès que l’outil aura perdu de sa nouveauté.

Bien entendu, tout cela a un prix. Un prix en termes de coûts de développement, un prix en termes de temps investi à convaincre son public, mais aussi un prix à payer en termes de crédibilité si jamais l’entreprise n’obtient que des résultats mitigés. Ce sont tous ces éléments qu’il faut bien peser avant de décider de se lancer dans le « collaboratif ». Pour notre client, le jeu en valait-il la chandelle ? Avec plus de 50% des communicants ayant créé leur profil sur Scribe, une multiplication du nombre de communicants consultant les plans de communication des autres, et plus de 80% des plans qui seront créés via l’outil en 2009, nous pensons, non sans une certaine fierté, que la réponse est oui.